Motivele pentru care firmele de avocatură și de consultanță își îndreaptă din ce în ce mai mult atenția către soluții software sunt evidente. Indiferent de mărimea firmei, beneficiile aduse de o aplicație dedicată sunt net superioare față de popularul Excel care solicită foarte mult timp pentru introducerea și extragerea informațiilor de business. Nici nu mai vorbim de vechimea datelor și imposibilitatea de a urmări eficiența și profitabilitatea în timp real.
Și totuși, dacă optezi pentru o aplicație dedicată, cum o alegi? Doar să știi de unde să începi se poate dovedi complicat. De aceea, mi-am propus să evidențiez câteva aspecte importante care vă pot ajuta să alegeți soluția potrivită pentru firma voastră.
Achiziționarea celei mai complete și performante soluții software nu vă ajută dacă pentru a o utiliza aveți nevoie de o diplomă în programare. Și asta mai ales pentru că un pas important în implementarea soluției este să vă convingeți colegii să-l folosească. Cu cât utilizatorii aplicației reușesc să se familiarizeze mai repede cu modul de lucru, cu atât îl vor utiliza pentru a-și îmbunătăți propria activitate, rezultând în beneficii imediate pentru firmă.
Ușurința în utilizare înseamnă interfață intuitivă și modalitate rapidă de introducere a datelor. Interfața ar trebui să fie “curată”, cu meniu clar evidențiat, butoane și texte aranjate corect în pagina, culori care nu obosesc, informație ușor de citit și disponibilă la câteva click-uri distanță. O astfel de interfață poate permite utilizatorului să-și însușească modul de funcționare în maxim câteva ore.
Modalitatea de introducere a datelor este la fel de importantă, putând limita semnificativ efortul de utilizare. De exemplu, clientul odată introdus în aplicație ar trebui să devină imediat disponibil atât pentru înregistrarea activităților derulate pentru el, cât și la facturare sau raportare. Ca o caracteristică generală, informația ar trebui introdusă în mod centralizat pentru a fi ulterior disponibilă în toate celelalte secțiuni.
De multe ori, chiar website-ul de prezentare al furnizorului poate spune multe despre calitatea și modul de abordare a soluției software. Dacă acesta vi se pare prietenos, sunt șanse mari să aveți aceeași părere și despre aplicație.
O soluție software care include foarte multe funcționalități nu este neapărat cea mai buna opțiune. Important este să le regăsiți pe cele fac diferența pentru firma voastră și care pot aduce beneficii concrete. Nu vă lăsați descurajați de lipsa unui simplu buton care pe viitor s-ar putea dovedi neimportant sau, dimpotrivă, nu vă lăsați impresionați de zeci de opțiuni pe care poate nu le veți folosi niciodată.
Însă, este foarte important să găsiți un furnizor care are un plan de dezvoltare bine definit, stabilit în funcție de feedback-ul clienților. Astfel, veți beneficia de întregul său know-how, obținut din interacțiunea cu alte firme similare, și veți avea siguranța că produsul poate fi adaptat pentru a acoperi nevoile viitoare ale firmei.
O atenție deosebită puteți acorda modalității de facturare. Aceasta este foarte specifică pentru domeniul avocaturii și consultanței și este important să verificați că aplicația asigură toate funcționalitățile necesare. În plus, documentele care rezultă în urma facturării sunt de obicei transmise clientului și trebuie să arate profesionist.
Scopul final al implementării unei soluții software este să vă aducă bani prin creșterea eficienței și a productivității, urmărirea clară a neîncasatelor și restanțelor sau evidența corectă a cheltuielilor care se refacturează clienților. Punerea în balanță a costurilor de achiziționare cu aceste beneficii pe termen lung este un punct de luat în calcul.
De altfel, opțiunea de a “închiria” aplicația presupune costuri lunare atractive și poate înclina balanța în favoarea voastră. O puteți înclina și mai mult, căutând furnizori care oferă upgrade-uri gratuite sau discount-uri pentru plăți anticipate.
Nu neglijați cheltuielile adiționale de infrastructură. Implementarea tradițională, pe serverul beneficiarului, presupune costuri de achiziționare și de întreținere a echipamentului hardware, plus un efort suplimentar pentru asigurarea backup-urilor și a securității. Înainte de a lua decizia finală, verificați necesarul de infrastructură pentru implementarea soluției.
O opțiune larg răspândită este achiziționarea soluțiilor online deoarece elimină orice cheltuieli de infrastructură. Mai mult, securitatea și backup-urile de aplicație vor intra în responsabilitatea furnizorului.
Cu siguranță vor fi momente în care, sub presiunea timpului, veți avea nevoie de suport pentru a gestiona rapid o anumita situație în soft-ul achizitionat. Recomandarea este să vă asigurați că furnizorul oferă suport constant, inclusiv telefonic, și să verificați condițiile în care aceste servicii sunt oferite.
Odată cu evoluția firmei, vor crește exigentele și vor apărea noi cerințe și nevoi pe care aplicația va trebui să le reflecte. Din acest motiv, este indicat să selectați de la început o soluție care permite adăugarea de noi funcționalități sau modificarea celor existente. Mai exact, să fie adaptabilă și flexibilă la nevoile viitoare ale firmei. Pe termen lung, acest criteriu este foarte important deoarece este mult mai costisitor să achiziționați noi aplicații de fiecare dată când apar alte nevoi, decât să investiți într-o soluție care permite adaptări și adăugiri.
În încheiere, aș vrea să fac mențiunea că implementarea unei soluții software ar trebui văzută mai degrabă ca un parteneriat pe termen lung, decât o simplă achiziție.
George Barcun, General Manager SoftVenture
Alatura-te marilor case de avocatura care au ales solutia KeyVision!