Cum a trecut prin perioada de lockdown un creator de produse Legal Tech si ce tendinte a observat in randul clientilor-avocati

George Barcun, SoftVenture: Singura schimbare pentru noi a fost lipsa prânzului comun și a conversațiilor aferente. Firmele de avocatura au avut o abordare foarte matura și profesionista. În ultima luna am observat o revitalizare generala și mai mult optimism.

Echipa SoftVenture, care dezvolta produse de Legal Tech și are printre clienți mai multe firme de avocați de pe piața locala, a folosit înca de la început o infrastructura 100% cloud & laptop based. De la lucrurile simple, de tipul e-mail, pâna la aplicații mai complexe de document management sau task management, au fost folosite întotdeauna servicii online. Iar aceasta flexibililitate a permis echipei sa faca migrarea catre work-from-home într-o dupa-amiaza, a declarat George Barcun, General Manager SoftVenture, într-un interviu acordat BizLawyer.”Cum foloseam deja în mod curent inclusiv unelte de video-conferința, singura schimbare pentru noi a fost lipsa prânzului comun și a conversațiilor aferente.Ne consideram din acestpunct de vedere norocoși. Multe business-uri din toate domeniile, care aveau o infrastructura in-house sau hibrida, au suportat costuri neplanificate cu digitalizarea, atât din punct de vedere software, cât și hardware. Din fericire, pentru firmele care folosesc serviciile noastre, având în vedere ca sunt cloud based, de tip Software as a Service și accesabile în browser, a fost în general business as usual”, a aratat liderul SoftVenture.

El spune ca a descoperit, alaturi de clienți, ca sistemul work-from-home functioneaza si oamenii sunt mai relaxati si mai implicati. In plus, in primele doua luni, cand piata a intrat intr-o zona de conservare a resurselor, echipa SoftVenture a reusit sa finalizeze multe dintre proiectele interne pentru care inainte nu gasea timpul necesar.

Pentru inceput, a fost facut un upgrade major al infrastructurii, cu impact direct in performanta aplicatiilor, dupa care membrii echipei s-au focusat pe zona de automatizare.

”Am inceput cu procesele administrative, de genul registrelor de intrare/iesire, imputerniciri sau ordine de deplasare, si a generarii de documente direct online din dosarul sau contractul electronic. De exemplu, poti genera contractul de asistenta juridica direct din KeyVision PRO. Similar, poti genera o imputernicire direct din dosar, cu toate datele precompletate. Posibilitatile sunt nelimitate aici, practic noi punem la dispozitie o platforma bazata pe template-uri. Tot in zona de automatizare, permitem acum in modulul de litigii inclusiv cautarea dosarelor pe baza de cuvinte cheie sau parti, inclusiv notificari automate la aparitia noilor dosare in portal”, a explicat George Barcun.

In plus fata de proiectele sus mentionate, este in plin proces tranzitia clientilor vechi de la KeyVision-ul original, dezvoltat in 2011, catre noul KeyVision PRO, in care au fost unificate, in 2019, sub o singura platforma, solutiile de timpi & facturare, performanta, CRM, managementul dosarelor si insolventa. ”Iar acest lucru ne va tine ocupati probabil si in a doua perioada din 2020”, a adaugat George Barcun.

Mai multe produse pentru avocați și onboarding cu clienți noi

Activitatea echipei SoftVenture se concentreaza in momentul de fata pe trei directii principale: suport acordat clientilor curenti pentru day-to-day business, suport acordat pentru import de date si training pentru clientii noi si, foarte important, dezvoltarea de noi functionalitati pentru produsele create anterior.

”De exemplu, in momentul de fata suntem in plin proces de onboarding cu mai multi clienti noi. Importam date pentru firme de avocatura si departamente de legal din corporatii care au decis sa implementeze solutiile noastre”, a aratat George Barcun. Acest proces este ceva mai complex pentru KeyVision PRO (solutia de timpi si facturare) si M-Files (solutia de managementul documentelor), deoarece presupune importul istoricului de date, precum clienti, contracte, facturi, timpi, etc., din alte aplicatii, respectiv importul unor baze de date de documente. Solutia de automatizare a documentelor, Koala Docs, dezvoltata de SoftVenture, nu presupune un proces de implementare sau training, fiind extrem de facil de instalat si de utilizat.

Bineinteles, si clientii vechi beneficiaza de sprijinul nostru constant, prioritatea nr. 1 fiind satisfactia clientilor nostri. Ne mandrim cu un serviciu de suport care este nu doar prompt si profesionist, ci si super friendly. Prin relatii apropiate cu clientii nostri reusim sa ne asiguram ca aplicatiile noastre sunt utilizate in cei mai buni parametri”, a mai spus liderul firmei.

Nu in ultimul rand, echipa își concentreaza in continuare eforturile in zona de R&D. În ultimele luni au fost introduse noi functionalitati in KeyVision PRO si Koala Docs, care le permit clientilor sa isi eficientizeze si mai mult activitatea, in special in zona de automatizare a proceselor administrative interne si a documentelor.

Lansat în primavara, Koala Docs este un add-in de Word, care ajuta clienții sa își organizeze un Knowledge Base pentru activitatea curenta. Cestea pot astfel sa acceseze direct din Word template-urile uzuale de actiuni, contracte sau NDA-uri. Echipa SoftVenture a adaugat inclusiv posibilitatea de a salva pasaje de text reutilizabile, gen clauze contractuale, jurisprudenta, semnaturi, oferte sau liste de preturi. Suplimentar, include si un motor de traducere bazat pe inteligenta artificiala.

”A fost un produs construit pentru avocati, cu feedback de la avocati, pentru care observam un interes crescut in contextul digitalizarii. In acelasi timp, investim constant in produse, implementand atat idei primite de la clientii nostri, cat si idei proprii, si vom lansa in curand noi functionalitati atat pe KeyVision PRO, cat si pe Koala Docs”, a subliniat George Barcun.

Tendințele identificate în perioada crizei medicale, în rândul clientelei

Având printre clienți multe firme de avocați sau departamente de legal din companii de talie mare, George Barcun a putut observa cum s-au comportat acestea în momentul în care economia s-a oprit.

”In primele doua luni, in contextul distantarii sociale, lockdown si socul general relativ la situatia neobisnuita cu care ne-am confruntat, majoritatea proiectelor au fost inghetate”, spune el. Au fost planuri de investitii oprite, taieri de costuri, simulari de bugete pe diverse praguri de scadere. Practic, piata a acumulat resurse si s-a pregatit inclusiv pentru cele mai negre scenarii. ”S-a simtit experienta crizei din 2008, care a adus o abordare foarte matura si profesionista a managementului financiar in firmele de avocatura. In tot acest timp, am oferit suport constant clientilor nostri pentru adaptarea la noul context, in special in zona de raportare si analize financiare”, a nuanțat managerul SoftVenture.

”In ultima luna am observat insa o revitalizare generala si mai mult optimism. Am descoperit cu totii ca work-from-home functioneaza excelent chiar si in firmele de avocatura si departamentele de legal din companii. Poate fi inclusiv profitabil in unele cazuri. Am descoperit ca se poate lucra si complet online, iar digitalizarea functioneaza si poate aduce mari beneficii. Nimeni nu stie cat va dura aceasta pandemie si sunt inclusiv voci care sustin ca ne putem astepta la unul, poate doi ani de perioade alternative de relaxare & lockdown. In aceste conditii, atat firmele de avocatura, cat si departamentele de legal din companii se pregatesc sa implementeze noi masuri de digitalizare pe termen lung, acesta fiind clar viitorul”, a adaugat George Barcun, în discuția cu BizLawyer.

El a subliniat ca acest trend se manifesta la toate nivelurile – de la firme de avocatura mici, cu unul sau doi avocati, la firme din top 10 -, digitalizarea nemaifiind o optiune, ci un fapt cert. ”Este evident ca toata aceasta situatie a accelerat digitalizarea si ca firmele de avocatura si departamentele de legal sunt mult mai deschise la solutiile de tip cloud / online. Dincolo de flexibilitatea oferita de aceste solutii, marele avantaj al acestora este ca nu presupun cerinte de infrastructura si costuri aferente”, a explicat antreprenorul.

„Piata avocaturii resimte efectele pandemiei, dar nimeni nu poate estima care vor fi efectele pe termen mediu si lung, mai ales in conditiile in care aceasta situatie poate dura peste un an. Sunt in piata jucatori care au crescut, s-au reinventat sau pur si simplu au activat intr-o zona inca fierbinte, gen real-estate sau dreptul muncii. Litigiile si tranzactiile pare ca au avut de suferit in primele doua luni de lockdown, dar se simte o revitalizare evidenta a acestora in luna iunie.

Desi vedem o crestere a nevoii de digitalizare, in momentul de fata nu se stie care va fi evolutia pandemiei si impactul acesteia asupra economiei pana la finalul anului. De aceea, focusul nostru este momentan pe inovatie, astfel incat sa putem veni cu tehnologie care sa ajute direct firmele de avocatura si departamentele de legal sa treaca cat mai usor peste aceasta perioada.”

George Barcun, General Manager SoftVenture

Cele mai des întâlnite cereri venite din partea clienților

Pandemia a accelerat procesul de digitalizare a firmelor de avocatura si a echipelor de legal din cadrul companiilor. Cand nu mai exista o prezenta constanta in birou, devine din ce in ce mai problematic sa urmaresti ce se lucreaza si sa facturezi tot efortul depus. Iar cuvantul cheie aici este, din nou, digitalizarea.

George Barcun a sintetizat cerintele din partea clientilor in trei directii principale:

În primul rând, digitalizarea fluxului de documente – implementarea unui sistem de management al documentelor, acolo unde nu exista, pentru a permite accesul facil, securizat si controlat la documentele companiei si posibilitatea de a lucra colaborativ de acasa. ”Am avut aici mai multe proiecte in derulare pentru M-Files, solutia internationala de document management oferita de noi”, a aratat George Barcun.

Urmeaza apoi digitalizarea operationala – inregistrarea activitatilor si facturarea acestora, raportare si managementul dosarelor de instanta. ”Aici am avut fie implementari noi de KeyVision PRO, fie adaugarea modulului de Performanta, pentru a raspunde nevoii de analiza a cheltuielilor si profitului. Noi am venit in intampinarea clientilor cu functionalitatile care fac parte din core-ul platformei si care au devenit in acest context si mai interesante. Astfel, multe firme de avocatura au inceput sa urmareasca cu interes veniturile, costurile si profitul per avocat, client sau proiect”, a continuat mangerul firmei SoftVenture.

Nu in ultimul rând, automatizarile – implementarea si utilizarea template-urilor de documente sau clauze, pentru a reduce considerabil timpul necesar redactarii documentelor juridice. ”Iar aici am avut, similar, un interes crescut pentru Koala Docs, produsul nostru de automatizare a documentelor lansat in aceasta primavara”, a completat acesta.

Cea mai importanta lecție a pandemiei

În opinia liderului SoftVenture, cea mai importanta lectie invatata in aceasta criza atipica prin viteza cu care a paralizat activitatile economice a fost aceea ca work-from-home functioneaza, cel putin momentan. Iar cand lumea se va intoarce la birou, probabil va fi implementata peste tot o politica mult mai flexibila care va imbina lucratul de acasa cu cel de la birou.

Similar, digitalizarea functioneaza. De la documente in cloud la semnaturi electronice sau plata online, lucrurile evolueaza. Aceasta criza atipica poate fi considerata un catalizator pentru un „upgrade” general al infrastructurii si proceselor de business. Un meeting pe Zoom poate fi aproape la fel de eficace ca cel face-to-face, dar presupune costuri mult reduse. Un sistem online de management al documentelor inlocuieste cu succes emailul. Iar cand ai toate aceste unelte la indemana, devine irelevanta locatia – acasa, la birou, la munte sau pe o plaja exotica.

”Desi este o perioada profund impredictibila, crizele economice ofera si oportunitati unice. Oportunitati de reinventare, de inovare sau pur si simplu de optimizare a proceselor. Tema momentului este, fara echivoc, digitalizarea, proiect care ne va eficientiza munca si ne va permite sa ne adaptam mult mai usor la alte situatii neprevazute din viitor. Noi suntem in permanenta alaturi de clientii nostri si le oferim tot sprijinul nostru pentru aface fata oricaror noi provocari care ar putea aparea”, a conchis George Barcun.

Dupa mai bine de 10 ani în care s-a implicat în dezvoltarea unor aplicații de tip enterprise și raportari financiare destinate instituțiilor financiare din Germania, Italia sau Grecia, George Barcun, fondatorul SoftVenture, a identificat o nișa pe piața software-ului pentru firme de avocatura. A lansat KeyVision, un instrument de business intelligence folosit astazi de peste 2500 de utilizatori, și a investit sume mari în cercetare/dezvoltare, scopul final fiind acela de a îngloba cât mai mult know-how într-un singur produs și de a dezvolta proactiv noi functionalitați, care sa raspunda nevoilor firmelor de avocatura.

KeyVision are în spate atât o echipa de programatori care asigura dezvoltarea aplicației, mentenanța soluțiilor curente și monitorizarea serverelor, cât și o echipa de suport, care asigura helpdesk și raspunde solicitarilor clienților în ceea ce privește buna utilizare a KeyVision. Efortul covârșitor de dezvoltare se concentreaza pe research & development și dezvoltare de noi functionalitați pentru a veni în sprijinul utilizatorilor – firme de avocați mari sau mici, departamente de legal din companii, dar și alte entitați din economie, cum ar fi banci sau IFN-uri.